Niniejsza polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe przy korzystaniu z platformy j.show ("Platforma", "Usługa") lub przy odwiedzaniu naszej publicznej strony. Uzupełnia nasze Warunki korzystania.
1. Administrator / Kontakt
Jonas Stricker
Im Geigersberg 8, 74348 Lauffen am Neckar, Niemcy
E-mail: hello@j.show
NIP: DE288958387
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (nie jest to wymagane). W sprawach ochrony danych prosimy o bezpośredni kontakt.
2. Role według RODO
j.show to platforma SaaS do profesjonalnego zarządzania trasami i koncertami. W zależności od kontekstu występujemy w różnych rolach:
Administrator dla danych przetwarzanych w celu świadczenia Usługi klientom (właścicielom Platformy) – rejestracja, rozliczenia, wsparcie – oraz dla strony publicznej.
Podmiot przetwarzający dla danych, które klienci (artyści, agencje) przechowują w swoich instancjach o crew, kontaktach, salach itp. Administratorem tych danych jest Admin. Umowa powierzenia (DPA) zgodna z art. 28 RODO zawierana jest bezpłatnie na żądanie.
3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
3.1 Rejestracja i działanie Platformy
Podstawowe dane właściciela: imię/nazwisko, e-mail, subdomena, język, region, typ subskrypcji, status licencji.
Kontakty osób trzecich (sale, promotorzy, hotele): imię/nazwisko, e-mail, telefon, adres, numery podatkowe – wprowadzane przez Admina.
Szczególne kategorie (art. 9 RODO): informacje zdrowotne (alergie, preferencje żywieniowe) członków crew. Admin odpowiada za podstawę prawną (zwykle zgoda).
Dane biznesowe: szczegóły koncertów/tras, faktury, umowy, IBAN – wprowadzane przez Admina.
Dane lokalizacyjne i podróżne: adresy i współrzędne miejsc wydarzeń i hoteli (do prezentacji na mapie i planowania tras koncertowych) oraz w stosownych przypadkach dane lotu (numer i data lotu) do planowania podróży – wprowadzane przez Admina lub uprawnionych użytkowników.
Dane dostępu i aktywności: IP przy logowaniu, ID sesji, znaczniki czasu, informacje o urządzeniu.
Podstawa prawna: art. 6(1)(b) RODO (umowa); dla danych crew występujemy jako podmiot przetwarzający w imieniu Admina (art. 28); dla danych zdrowotnych art. 9(2)(a) (zgoda pozyskiwana przez Admina).
3.2 Rozliczenia i płatności
Dane rozliczeniowe i płatności (nazwa firmy, adres, NIP, dane bankowe przez Stripe).
Podstawa prawna: art. 6(1)(b) i (c) RODO.
3.3 Komunikacja e-mail
E-maile transakcyjne (rejestracja, reset hasła, powiadomienia, faktury) i wsparcie.
Podstawa prawna: art. 6(1)(b) RODO.
3.4 Asystent AI "Kira" (opcjonalnie)
Platforma zawiera opcjonalnego asystenta AI. Kira przetwarza dane tylko gdy aktywnie korzystasz z czatu.
Przekazywane do dostawcy AI (poprzez nasz centralny serwis AI; Anthropic PBC lub OpenAI, L.L.C., oba w USA): twój tekst z czatu, rola, język, subdomena, typ subskrypcji, e-mail (routing wsparcia), URL strony i najnowsze wiadomości jako kontekst. Twój adres IP nie jest przekazywany dostawcy AI; wykorzystujemy go wyłącznie na naszych własnych serwerach w celu przeciwdziałania nadużyciom (ograniczanie liczby zapytań). Wybór modelu AI w ustawieniach Platformy dotyczy wyłącznie asystenta advancingu AI, a nie Kiry.
Nie przekazujemy: szczegółów koncertów, list crew, danych finansowych, umów, załadowanych plików ani innych danych biznesowych.
Informacje na potrzeby zapytań do wsparcia: aby móc odpowiadać na pytania dotyczące wsparcia, Kira może pobierać dane operacyjne z naszych własnych systemów i uwzględniać je w odpowiedzi – na przykład do których Platform należy dany adres e-mail, zdarzenia logowania (wraz z czasem i adresem IP danej próby logowania), dzienniki błędów oraz status doręczenia wysłanych przez nas wiadomości e-mail (wraz z adresem odbiorcy). Wyniki tych zapytań stają się częścią historii rozmowy i tym samym są również przekazywane dostawcy AI.
Historia czatu jest przechowywana dla zapewnienia jakości. Można zażądać usunięcia pod hello@j.show.
Zgodnie z warunkami umownymi danego dostawcy AI (polityka Anthropic dotycząca Enterprise API, polityka danych API OpenAI) przekazane treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Transmisja odbywa się przez połączenia szyfrowane TLS.
Podstawa prawna: art. 6(1)(a) RODO (zgoda przez aktywne użycie).
Transfer do państwa trzeciego (USA): standardowe klauzule umowne (art. 46(2)(c)) i EU-US Data Privacy Framework.
3.5 Asystent advancingu AI (opcjonalnie)
Platforma zawiera opcjonalnego asystenta advancingu opartego na AI, który interpretuje polecenia przesyłane e-mailem na dedykowany adres Platformy lub przez zakładkę asystenta w czacie Platformy, a następnie może tworzyć, zmieniać lub łączyć wydarzenia, sale, hotele, partnerów, deale itp. Droga e-mailowa jest domyślnie wyłączona, musi zostać włączona przez Admina i przetwarza wyłącznie polecenia od autoryzowanych nadawców; e-maile od nieautoryzowanych nadawców są odrzucane przed jakąkolwiek obróbką przez AI. Zakładka asystenta w czacie Platformy jest domyślnie dostępna dla administratorów; Admin może ograniczyć dostęp za pomocą listy autoryzacyjnej.
Przekazywane do dostawcy AI (w zależności od wybranego modelu Anthropic PBC lub OpenAI, L.L.C., oba w USA): inaczej niż w Kirze, przekazywane są tu rzeczywiste dane biznesowe: treść polecenia, dołączone załączniki (PDF, obrazy, dokumenty tekstowe – w tym treść obrazów/plików PDF do analizy), adres e-mail osoby wydającej polecenie oraz dane wydarzeń, sal, hoteli, partnerów, crew, list gości i finansów/deali niezbędne do realizacji polecenia. Dla funkcji trasowania dodatkowo miejsca, współrzędne i odległości.
Rozpoznawanie dokumentów księgowych i analiza plików: Dodatkowo przesłane pliki mogą być analizowane z pomocą AI: rozpoznawanie dokumentów księgowych (OCR) odczytuje przy rejestracji dokumentów dane faktur/paragonów ze zdjęć i plików PDF, a analiza plików przy przesyłaniu wyodrębnia istotne treści z dokumentów. Treść pliku jest przy tym przekazywana do danego dostawcy AI (Anthropic PBC lub OpenAI, L.L.C., oba w USA); również tutaj obowiązują: transmisja szyfrowana TLS i brak wykorzystania do trenowania modeli.
Współdziałasz wyłącznie z naszymi systemami hostowanymi w Niemczech; stamtąd transmisja do danego dostawcy AI (Anthropic PBC lub OpenAI, L.L.C., oba w USA) jest szyfrowana TLS.
Zgodnie z warunkami umownymi dostawcy AI (polityka Enterprise lub API) treści nie są wykorzystywane do trenowania jego modeli.
Historię przebiegów asystenta przechowujemy przez maksymalnie 90 dni dla zapewnienia jakości i przeciwdziałania nadużyciom – w centralnym dzienniku prowadzonym wspólnie dla wszystkich Platform, do którego dostęp mamy wyłącznie my. Obejmuje on polecenie, odpowiedź modelu oraz wykonane działania wraz z przekazanymi przy tym danymi (na przykład imionami i nazwiskami oraz danymi kontaktowymi osób kontaktowych, wpisami na listach gości, a także informacjami o wydarzeniach, hotelach i dealach). Załączniki nie są w nim przechowywane w pełnej treści. Przychodzące surowe e-maile są usuwane w ciągu kilku godzin po przetworzeniu.
Podstawa prawna: art. 6(1)(b) RODO (wykonanie umowy z właścicielem Platformy); dla zawartych w nich danych crew/kontaktów występujemy jako podmiot przetwarzający w imieniu Admina (art. 28 RODO).
Transfer do państwa trzeciego (USA): standardowe klauzule umowne (art. 46(2)(c)) i EU-US Data Privacy Framework.
3.6 Strona publiczna (j.show)
Przy wizycie IP jest jednorazowo przekazywany w formie zaszyfrowanej do country.is do wykrycia kraju i prezentacji cen regionalnych (EUR/USD; regiony cenowe: UE, USA/świat, Azja).
Nie stosujemy żadnych trakerów reklamowych, pikseli analitycznych ani usług zewnętrznych do pomiaru zasięgu (bez Google Analytics, bez Meta Pixel, bez Matomo). Jeśli nie korzystasz z asystenta pomocy, na stronie publicznej nie są też ustawiane żadne ciasteczka (zob. punkt 4).
Znaczniki kampanii w linkach: jeśli wchodzisz na naszą stronę przez oznaczony link z wysłanej przez nas wiadomości (parametr src=), rejestrujemy ten znacznik, moment wejścia, wywołaną stronę oraz ciąg identyfikacyjny przekazany przez Twoją przeglądarkę (user agent), aby mierzyć skuteczność naszych działań. Nie jest przy tym ustawiane żadne ciasteczko ani zapisywany adres IP. Za pomocą znacznika wejście można przypisać do danej wiadomości; szczegóły w punkcie 3.7.
Podstawa prawna: art. 6(1)(f) RODO (prawnie uzasadniony interes w prawidłowej prezentacji cen oraz w pomiarze skuteczności własnych działań).
3.7 Kontakt biznesowy z potencjalnymi klientami (B2B)
W celu nawiązywania kontaktu z potencjalnymi klientami biznesowymi z branży live i touringowej (agencje bookingowe i menadżerskie, produkcje tras koncertowych, tour managerowie) przetwarzamy służbowe dane kontaktowe osób kontaktowych tych firm. W tym obszarze jesteśmy administratorem, a nie podmiotem przetwarzającym.
Kategorie danych: imię i nazwisko, funkcja służbowa, służbowy adres e-mail i numer telefonu, służbowy profil LinkedIn, firma, kraj, język, wewnętrzne notatki dotyczące zakresu obowiązków oraz prowadzona z nami korespondencja e-mailowa.
Źródło: publicznie dostępne źródła (strony firmowe, publiczne katalogi branżowe – wyszukiwanie wspomagane jest wyszukiwarką internetową opartą na AI), bazy branżowe, rekomendacje oraz informacje przekazane nam bezpośrednio przez daną osobę.
Cel: jednorazowy lub okazjonalny pierwszy kontakt biznesowy oraz następująca po nim korespondencja.
Pomiar zasięgu: linki w naszych wiadomościach zawierają znacznik źródła (zob. punkt 3.6). Służy on wyłącznie mierzeniu skuteczności naszych własnych działań; nie przekazujemy go osobom trzecim i nie prowadzimy profilowania poza naszą stroną.
Odbiorcy: Anthropic PBC, USA – do tłumaczenia wewnętrznych notatek i nazw funkcji oraz do analizy przychodzących wiadomości i odpowiadania na nie. Wysyłka odbywa się przez nasz własny serwer pocztowy w Niemczech.
Podstawa prawna: art. 6(1)(f) RODO – prawnie uzasadniony interes w bezpośrednim kontakcie z osobami kontaktowymi po stronie firm oraz w mierzeniu skuteczności tego kontaktu.
Transfer do państwa trzeciego (USA): standardowe klauzule umowne (art. 46(2)(c)) i EU-US Data Privacy Framework; transmisja jest szyfrowana TLS. Zgodnie z warunkami umownymi dostawcy treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu, najdłużej 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Rekordy kliknięć usuwamy po 12 miesiącach. Jeśli wniesiesz sprzeciw, zachowujemy Twój adres e-mail na liście wykluczającej – bez pozostałych danych – aby nie kontaktować się z Tobą ponownie.
Twoje prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): w każdej chwili możesz w dowolnej formie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych do celów marketingu bezpośredniego – wystarczy e-mail na hello@j.show. Natychmiast zaprzestaniemy kontaktu.
JSHOW_SLOTS – zapamiętuje, które z Twoich kont są zalogowane na tym urządzeniu (do trzech), aby można było przełączać się między nimi bez ponownego logowania. Nie zawiera imion i nazwisk, a jedynie wartości kryptograficzne powiązane z hasłem danego konta. Ważność 30 dni, usuwane natychmiast przy wylogowaniu.
JSHOW_SLOTS_OUT – krótkotrwale zapamiętuje, że konto zostało wylogowane, aby wylogowanie zadziałało również w aplikacji mobilnej. Jest usuwane po wykorzystaniu.
kira_user – pseudonimowy identyfikator, dzięki któremu rozmowę z asystentem pomocy można kontynuować na stronie, w podręczniku i na Platformie (ważność 1 rok, obowiązuje dla wszystkich adresów j.show, HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Jest ustawiane dopiero po otwarciu czatu.
Ponadto ustawiamy dalsze ciasteczka tego samego rodzaju, wyłącznie niezbędne technicznie, służące logowaniu do kilku kont, logowaniu na platformie agencyjnej, ochronie formularzy przed nadużyciami oraz powiadomieniom push. Wszystkie wymienione ciasteczka służą udostępnianiu funkcji, o które prosisz; żadne z nich nie służy analityce, śledzeniu ani reklamie.
Banner cookie nie jest wymagany, ponieważ nie ustawiamy ciasteczek wymagających zgody. Możesz usuwać ciasteczka w przeglądarce; bez ciasteczka sesji logowanie jest niemożliwe.
5. Szyfrowanie
Transmisja chroniona SSL/TLS.
Hasła przechowywane wyłącznie jako hashe kryptograficzne.
Inne dane osobowe w szyfrowanych systemach plików po stronie serwera; brak szyfrowania aplikacyjnego na poziomie pól.
6. Odbiorcy / udostępnianie
6.1 Wewnątrz Platformy
Imię/nazwisko, e-mail, telefon, miejscowość i rola są widoczne dla wszystkich użytkowników z dostępem do Platformy (z wyjątkiem "Gości" z ograniczonym dostępem).
Lista "Grupa podróżna" wydarzenia jest widoczna dla "Gości", jeśli sami są w niej wpisani.
Funkcja LINK umożliwia Adminom/agencjom/tour managerom udostępnianie trzecim stronom wybranych informacji o wydarzeniu poprzez link czasowy. Tworzenie jest logowane.
"Ukryj mój kontakt" w "Edytuj profil" ogranicza widoczność danych kontaktowych tylko do Adminów/agencji.
6.2 Podmioty przetwarzające
Angażujemy starannie wybranych dostawców na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO. Szyfrowana transmisja; dostawcy spoza UE na standardowych klauzulach umownych i, jeśli dostępne, EU-US Data Privacy Framework.
Dostawca
Lokalizacja
Cel
Warunek
Hetzner Online GmbH
Niemcy
Hosting (infrastruktura serwerowa i bazodanowa)
zawsze
Mailgun (Sinch Email)
Region UE
Wysyłka e-mail
zawsze
Anthropic PBC
USA
Asystent AI Kira (centralny serwis AI) & asystent advancingu AI (model Claude, gdy wybrany lub jako zastępczy); rozpoznawanie dokumentów księgowych AI (OCR) i analiza plików przy przesyłaniu; poza Platformą dodatkowo do wyszukiwania informacji i korespondencji przy nawiązywaniu kontaktu biznesowego (punkt 3.7)
tylko przy użyciu
OpenAI, L.L.C.
USA
Asystent AI Kira (centralny serwis AI) & asystent advancingu AI (model GPT/ChatGPT, gdy wybrany lub jako zastępczy); rozpoznawanie dokumentów księgowych AI (OCR) i analiza plików przy przesyłaniu
tylko przy użyciu
Stripe
UE (Stripe Payments Europe)
Przetwarzanie płatności; pola płatności są przy tym ładowane bezpośrednio z Stripe przez Twoją przeglądarkę
tylko przy korzystaniu z aplikacji mobilnej z włączonym push
DATEV eG
Niemcy
Eksport księgowy (przekazywanie danych księgowych)
tylko przy połączeniu przez Admina
Google LLC (Google Maps Platform)
USA
Weryfikacja adresów, wyszukiwanie miejsc, obliczanie odległości/stref czasowych dla danych sal, hoteli i podróży (po stronie serwera)
przy korzystaniu z funkcji adresów/podróży/trasowania
Mapbox, Inc.
USA
Wyświetlanie map miejsc wydarzeń i tras (po stronie klienta) oraz statyczne obrazy map w plikach PDF z trasowaniem (pobierane przez mechanizm renderowania PDF); biblioteka map przekazuje techniczną telemetrię użytkowania
przy wywołaniu widoku mapy i przy generowaniu plików PDF z trasowaniem
FlightAware (AeroAPI)
USA
Pobieranie danych o rozkładzie/statusie lotów do planowania podróży
przy korzystaniu z funkcji danych lotniczych
Open-Meteo GmbH
Niemcy
Prognoza pogody dla miejsc wydarzeń (współrzędne geograficzne + data)
przy korzystaniu z funkcji pogody
Pdfcrowd
Czechy
Renderowanie PDF
przy generowaniu PDF
Frankfurter / Exchange Rate API
UE/USA
Kursy walut (bez danych osobowych)
przy przeliczaniu walut
country.is
globalnie (oparte na CDN)
Wykrywanie kraju (tylko adres IP, szyfrowany)
tylko strona publiczna, podręcznik i asystent instalacji
Apify Technologies s.r.o.
Czechy
Wyszukiwanie publicznego profilu firmy w mediach społecznościowych (przekazywana jest nazwa firmy lub osoby kontaktowej)
tylko przy prowadzonym przez nas wyszukiwaniu wewnętrznym
W obszarze klienckim Platformy nie stosujemy żadnych trakerów reklamowych, pikseli analitycznych, profilowania, wtyczek społecznościowych ani usług reklamowych. Do pomiaru skuteczności naszych własnych działań analizujemy wyłącznie znaczniki kampanii w linkach, które sami wysłaliśmy (punkt 3.6). Nie sprzedajemy ani nie wymieniamy danych osobowych.
7. Miejsce przechowywania
Główne przechowywanie na serwerach w Niemczech. Niektóre podmioty przetwarzające mogą przetwarzać dane w innych krajach w ramach swoich obowiązków.
8. Okresy przechowywania
Profile crew: do usunięcia przez osobę lub Admina/agencję. Następnie całkowite i nieodwracalne usunięcie.
Zaproszenia i dzienniki wewnętrzne: zaproszenia dla nowych członków crew wygasają po 30 dniach; link z zaproszeniem przestaje wtedy działać. Adres e-mail i inicjały usuwamy natychmiast przy zaproszeniach odrzuconych, a przy wygasłych po kolejnych 180 dniach – do tego czasu zaproszenie można wysłać ponownie. Wewnętrzne dzienniki zmian poszczególnych wydarzeń są usuwane następnego dnia po wydarzeniu, a techniczne metadane zadań asystenta AI najpóźniej 24 godziny po zakończeniu. Przeczytane powiadomienia w centrum powiadomień są automatycznie usuwane po 30 dniach od ich przeczytania.
Instancja Platformy: przez okres subskrypcji oraz, po zakończeniu licencji (wypowiedzenie lub wygaśnięcie subskrypcji), jeszcze przez jeden (1) rok, aby Platforma mogła zostać w tym okresie w każdej chwili ponownie aktywowana. Po tym roku baza danych zostaje w całości usunięta, chyba że obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania. Od momentu zakończenia licencji Admin może ponadto w każdej chwili wcześniej zlecić zarchiwizowanie i/lub trwałe usunięcie instancji Platformy.
Dane rozliczeniowe/księgowe: 10 lat.
Historia czatu Kira: gdy użytkownik usuwa czat, jest on najpierw archiwizowany i ukrywany; całkowite usunięcie następuje na żądanie lub wraz z usunięciem instancji Platformy.
Historia advancingu AI: dziennik przebiegów asystenta przez maksymalnie 90 dni; przychodzące surowe e-maile usuwane w ciągu kilku godzin po przetworzeniu.
Dane kontaktowe z nawiązywania kontaktów biznesowych (punkt 3.7): do wniesienia sprzeciwu, najdłużej 24 miesiące od ostatniego kontaktu; następnie kontakt i powiązana korespondencja są automatycznie usuwane. W przypadku sprzeciwu zachowywany jest wyłącznie adres e-mail jako wpis blokujący. Rekordy kliknięć z pomiaru zasięgu: 12 miesięcy.
Dzienniki uwierzytelniania (próby logowania): 30 dni. Surowe dane dzienników aktywności – zawierające adres IP, nazwę użytkownika i wywołany adres – usuwamy po 90 dniach; pozostają z nich wyłącznie sumy dzienne bez adresów IP i bez pełnych adresów. Dzienniki serwera przechowujemy do celów kopii zapasowych i rozliczalności i usuwamy je, gdy tylko cel przestaje istnieć, najpóźniej wraz z usunięciem instancji Platformy.
9. Twoje prawa
Dostęp (art. 15), sprostowanie (art. 16), usunięcie (art. 17) poprzez "Edytuj profil". Zobacz przewodnik.
Ograniczenie (art. 18), sprzeciw (art. 21), przenoszenie (art. 20) na żądanie pod hello@j.show.
Wycofanie zgody (art. 7(3) RODO).
Możesz realizować te prawa wobec Admina Twojej instancji lub bezpośrednio wobec nas.
10. Skarga do organu nadzorczego
Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi (art. 77 RODO). Organ właściwy dla nas:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
