Deze Privacyverklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer je het j.show-platform ("Platform", "Dienst") gebruikt of onze publieke website bezoekt. Zij vult onze Gebruiksvoorwaarden aan.
1. Verwerkingsverantwoordelijke / Contact
Jonas Stricker
Im Geigersberg 8, 74348 Lauffen am Neckar, Duitsland
E-mail: hello@j.show
BTW-nr.: DE288958387
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen (wettelijk niet vereist). Neem voor vragen rechtstreeks contact op.
2. Rollen onder de AVG
j.show is een SaaS-platform voor professioneel tour- en showmanagement. Afhankelijk van de context treden wij op in verschillende rollen:
Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we verwerken om onze klanten (platformeigenaren) de Dienst te leveren: registratie, facturering, support, en voor de publieke website.
Verwerker voor gegevens die onze klanten (artists, agencies) in hun platforminstantie opslaan over crew, contacten, venues, enz. De Admin is verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkersovereenkomst (DPA) conform art. 28 AVG wordt kosteloos op verzoek afgesloten.
Contacten van derden (venues, promotors, hotels): naam, e-mail, telefoon, adres, fiscale nummers – door Admin ingevoerd.
Bijzondere categorieën (art. 9 AVG): gezondheidsgegevens (allergieën, dieetvoorkeuren) van crewleden. De Admin is verantwoordelijk voor de rechtsgrond (meestal toestemming).
Zakelijke gegevens: show-/tourdetails, facturen, contracten, IBAN – door Admin ingevoerd.
Locatie- en reisgegevens: adressen en coördinaten van venues en hotels (voor kaartweergave en tour-routing) en, indien van toepassing, vluchtgegevens (vluchtnummer, datum) voor de reisplanning – door de Admin of geautoriseerde gebruikers ingevoerd.
Toegangs- en activiteitsgegevens: IP bij login, sessie-ID, tijdstempels, apparaatinformatie.
Rechtsgrond: art. 6(1)(b) AVG (overeenkomst); voor crewgegevens treden we op als verwerker namens de Admin (art. 28); voor gezondheidsgegevens art. 9(2)(a) AVG (toestemming te verkrijgen door de Admin).
3.2 Facturering en betalingen
Facturatie- en betaalgegevens (bedrijfsnaam, adres, BTW, bankgegevens via Stripe).
Rechtsgrond: art. 6(1)(b) en (c) AVG.
3.3 E-mailcommunicatie
Transactionele e-mails (registratie, wachtwoordreset, meldingen, facturen) en support.
Rechtsgrond: art. 6(1)(b) AVG.
3.4 AI-assistent "Kira" (optioneel)
Het Platform bevat een optionele AI-gebaseerde assistent. Kira verwerkt enkel gegevens wanneer je de chat actief gebruikt.
Verzonden naar AI-aanbieder (via onze centrale AI-dienst; ofwel Anthropic PBC ofwel OpenAI, L.L.C., elk VS): je chat-invoer, gebruikersrol, taal, platform-subdomein, abonnementstype, e-mail (supportroutering), URL van de pagina, en de recente berichten als context. Je IP-adres wordt niet naar de AI-aanbieder verzonden; we gebruiken het uitsluitend op onze eigen servers om misbruik te voorkomen (beperking van het aantal verzoeken). De AI-modelkeuze in de platforminstellingen geldt uitsluitend voor de AI-advancing-assistent, niet voor Kira.
Niet verzonden: show-details, crewlijsten, financiële cijfers, contracten, geuploade bestanden of andere bedrijfsgegevens.
Informatie voor supportvragen: om supportvragen te kunnen beantwoorden, kan Kira operationele gegevens uit onze eigen systemen opvragen en in het antwoord opnemen – bijvoorbeeld bij welke Platforms een e-mailadres hoort, inlogmomenten (met tijdstip en IP-adres van de betreffende inlogpoging), foutlogs en de bezorgstatus van door ons verzonden e-mails (met het adres van de ontvanger). Deze opgevraagde gegevens worden onderdeel van het gesprek en worden daarmee ook naar de AI-aanbieder verzonden.
Chatgeschiedenis wordt op onze servers bewaard voor kwaliteitsborging. Verwijdering op verzoek via hello@j.show.
Volgens de contractuele voorwaarden van de betreffende AI-aanbieder (Enterprise API-beleid van Anthropic, API-gegevensbeleid van OpenAI) wordt de verzonden inhoud niet voor modeltraining gebruikt. Overdracht via TLS.
Rechtsgrond: art. 6(1)(a) AVG (toestemming door actief gebruik).
Doorgifte derde land (VS): modelcontractbepalingen (art. 46(2)(c) AVG) en EU-US Data Privacy Framework.
3.5 AI-advancing-assistent (optioneel)
Het Platform bevat een optionele AI-gestuurde advancing-assistent die instructies interpreteert die per e-mail naar het platformeigen adres of via het assistent-tabblad in de platformchat worden gestuurd, en die vervolgens evenementen, venues, hotels, partners, deals e.d. kan aanmaken, wijzigen of koppelen. De e-mailweg is standaard uitgeschakeld, moet door de Admin worden ingeschakeld en verwerkt alleen instructies van geautoriseerde afzenders; e-mails van niet-geautoriseerde afzenders worden vóór elke AI-verwerking verworpen. Het assistent-tabblad in de platformchat is standaard beschikbaar voor beheerders; de Admin kan de toegang via een autorisatielijst beperken.
Verzonden naar AI-aanbieder (afhankelijk van het gekozen model Anthropic PBC of OpenAI, L.L.C., beide VS): anders dan bij Kira worden hier daadwerkelijke bedrijfsgegevens verzonden: de inhoud van de instructie, meegestuurde bijlagen (PDF, afbeeldingen, tekstdocumenten – inclusief beeld-/PDF-inhoud ter analyse), het e-mailadres van de instruerende persoon en de evenement-, venue-, hotel-, partner-, crew-, gastenlijst- en financiële/deal-gegevens die nodig zijn om de instructie te verwerken. Voor de tour-routing-functie daarnaast locaties, coördinaten en reisafstanden.
Bonherkenning & bestandsanalyse: Daarnaast kunnen geuploade bestanden AI-ondersteund worden geanalyseerd: de bonherkenning (OCR) leest bij het vastleggen van bonnen factuur-/kwitantiegegevens uit foto's en PDF's uit, de bestandsanalyse bij het uploaden extraheert relevante inhoud uit documenten. De bestandsinhoud wordt daarbij naar de betreffende AI-aanbieder (Anthropic PBC of OpenAI, L.L.C., beide VS) verzonden; ook hier geldt: TLS-versleutelde overdracht, geen gebruik voor modeltraining.
Je communiceert uitsluitend met onze in Duitsland gehoste systemen; van daaruit verloopt de TLS-versleutelde overdracht naar de betreffende AI-aanbieder (Anthropic PBC of OpenAI, L.L.C., beide VS).
Volgens de contractuele voorwaarden van de AI-aanbieder (Enterprise- of API-beleid) wordt de inhoud niet gebruikt voor training van zijn modellen.
We bewaren de geschiedenis van de assistentruns maximaal 90 dagen voor kwaliteitsborging en misbruikpreventie, in een centraal, platformoverstijgend logboek waartoe alleen wij toegang hebben. Het omvat de instructie, het antwoord van het model en de uitgevoerde acties inclusief de daarbij doorgegeven gegevens (bijvoorbeeld namen en contactgegevens van contactpersonen, gastenlijst-vermeldingen en evenement-, hotel- en deal-gegevens). Bestandsbijlagen worden hierin niet in volledige tekst opgeslagen. Binnengekomen ruwe e-mails worden binnen enkele uren na verwerking verwijderd.
Rechtsgrond: art. 6(1)(b) AVG (uitvoering van de overeenkomst met de platformeigenaar); voor daarin opgenomen crew-/contactgegevens treden we op als verwerker namens de Admin (art. 28 AVG).
Doorgifte derde land (VS): modelcontractbepalingen (art. 46(2)(c) AVG) en EU-US Data Privacy Framework.
3.6 Publieke website (j.show)
Bij bezoek wordt je IP eenmalig versleuteld naar country.is gestuurd voor landdetectie en regionale prijzen (EUR/USD; prijsregio's: EU, VS/wereld, Azië).
We gebruiken geen advertentietrackers, geen analytische pixels en geen diensten van derden voor bereiksmeting (geen Google Analytics, geen Meta Pixel, geen Matomo). Gebruik je de hulpassistent niet, dan worden op de publieke website ook geen cookies geplaatst (zie punt 4).
Campagnekenmerken in links: bezoek je onze website via een gemarkeerde link uit een bericht dat wij hebben verstuurd (parameter src=), dan leggen we het kenmerk, het tijdstip, de opgevraagde pagina en de door je browser meegestuurde identificatietekst (user agent) vast om de effectiviteit van onze benadering te meten. Daarbij wordt geen cookie geplaatst en geen IP-adres opgeslagen. Via het kenmerk is het bezoek toe te wijzen aan het betreffende bericht; meer daarover in punt 3.7.
Rechtsgrond: art. 6(1)(f) AVG (gerechtvaardigd belang bij een correcte prijsweergave en bij het meten van het succes van onze eigen benadering).
3.7 Zakelijk contact met prospects (B2B)
Om potentiële zakelijke klanten in de live- en tourbranche (booking- en managementbureaus, tourproducties, tourmanagers) te benaderen, verwerken wij zakelijke contactgegevens van de contactpersonen van deze bedrijven. In dit onderdeel zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker.
Gegevenscategorieën: naam, zakelijke functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, zakelijk LinkedIn-profiel, bedrijf, land, taal, interne notities over verantwoordelijkheden en de met ons gevoerde e-mailcorrespondentie.
Herkomst: openbaar toegankelijke bronnen (bedrijfswebsites, openbare brancheregisters – het onderzoek wordt ondersteund door een AI-gestuurde webzoekopdracht), branchedatabases, aanbevelingen en gegevens die de persoon zelf aan ons heeft verstrekt.
Doel: een eenmalige of incidentele zakelijke eerste benadering en de daaropvolgende correspondentie.
Bereiksmeting: links in onze berichten dragen een bronkenmerk (zie punt 3.6). Het dient uitsluitend om het succes van onze eigen benadering te meten; er vindt geen doorgifte aan derden en geen profilering buiten onze website plaats.
Ontvangers: Anthropic PBC, VS – voor het vertalen van interne notities en functieaanduidingen en voor het analyseren en beantwoorden van binnenkomende berichten. De verzending verloopt via onze eigen mailserver in Duitsland.
Rechtsgrond: art. 6(1)(f) AVG – gerechtvaardigd belang bij het rechtstreeks benaderen van zakelijke contactpersonen en bij het meten van het succes van die benadering.
Doorgifte derde land (VS): modelcontractbepalingen (art. 46(2)(c) AVG) en EU-US Data Privacy Framework; de overdracht is TLS-versleuteld. Volgens de contractuele voorwaarden van de aanbieder wordt de inhoud niet gebruikt voor modeltraining.
Bewaartermijn: tot je bezwaar maakt, uiterlijk 24 maanden na het laatste contact. Klikgegevens verwijderen we na 12 maanden. Maak je bezwaar, dan bewaren we alleen je e-mailadres op een blokkeerlijst – zonder de overige gegevens – zodat we je niet opnieuw benaderen.
Je recht van bezwaar (art. 21 AVG): je kunt te allen tijde en vormvrij bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing – een e-mail naar hello@j.show volstaat. We stoppen dan onmiddellijk met je te benaderen.
appversion, device – apparaat-/versiedetectie in de app.
JSHOW_SLOTS – onthoudt welke van je accounts op dit apparaat zijn ingelogd (maximaal drie), zodat je zonder opnieuw in te loggen tussen die accounts kunt wisselen. Bevat geen namen in leesbare vorm, alleen cryptografische waarden die gekoppeld zijn aan het wachtwoord van het betreffende account. Looptijd 30 dagen; wordt bij uitloggen direct verwijderd.
JSHOW_SLOTS_OUT – houdt kort vast dat een account is uitgelogd, zodat het uitloggen ook in de mobiele app doorwerkt. Wordt na verwerking verwijderd.
kira_user – pseudonieme identificatie waarmee een gesprek met de hulpassistent over website, handboek en Platform heen kan worden voortgezet (looptijd 1 jaar, geldt voor alle j.show-adressen, HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Wordt pas geplaatst wanneer je de chat opent.
Daarnaast plaatsen wij nog andere, gelijksoortige en uitsluitend technisch noodzakelijke cookies voor het inloggen met meerdere accounts, het inloggen op het agencyplatform, de bescherming van formulieren tegen misbruik en pushmeldingen. Alle genoemde cookies dienen om de door jou gevraagde functies te leveren; geen ervan dient voor analyse, tracking of advertenties.
Geen cookie-banner nodig omdat er geen cookies worden geplaatst die toestemming vereisen. Je kunt cookies via je browser verwijderen; zonder sessiecookie is inloggen niet mogelijk.
5. Versleuteling
Alle verzendingen via SSL/TLS.
Wachtwoorden worden alleen als cryptografische hashes opgeslagen.
Overige persoonsgegevens opgeslagen op versleutelde bestandssystemen; geen aanvullende applicatieversleuteling per veld.
6. Ontvangers / Deling
6.1 Binnen het Platform
Naam, e-mail, telefoon, plaats en rol zijn zichtbaar voor alle gebruikers met toegang tot dat Platform (uitgezonderd "Gasten" met beperkte toegang).
De lijst "Reisgroep" van een event is ook zichtbaar voor "Gasten" die er zelf deel van uitmaken.
Met LINK-functie kunnen Admins/Agencies/Tourmanagers derden (lokale promotors e.d.) tijdelijk toegang geven tot geselecteerde event-info. Aanmaken wordt gelogd.
"Mijn contact verbergen" in "Profiel bewerken" beperkt zichtbaarheid van contactgegevens tot Admins/Agencies.
6.2 Sub-verwerkers
Wij schakelen zorgvuldig geselecteerde dienstverleners in met verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG. Versleutelde overdracht; dienstverleners buiten de EU onder modelcontractbepalingen en waar beschikbaar EU-US Data Privacy Framework.
Dienstverlener
Locatie
Doel
Voorwaarde
Hetzner Online GmbH
Duitsland
Hosting (server- & database-infrastructuur)
altijd
Mailgun (Sinch Email)
EU-regio
E-mailbezorging
altijd
Anthropic PBC
VS
Kira AI-assistent (centrale AI-dienst) & AI-advancing-assistent (Claude-model, indien gekozen of als fallback); AI-bonherkenning (OCR) en bestandsanalyse bij uploads; buiten het Platform daarnaast voor onderzoek en correspondentie bij de zakelijke benadering (punt 3.7)
alleen bij gebruik
OpenAI, L.L.C.
VS
Kira AI-assistent (centrale AI-dienst) & AI-advancing-assistent (GPT-model, indien gekozen of als fallback); AI-bonherkenning (OCR) en bestandsanalyse bij uploads
alleen bij gebruik
Stripe
EU (Stripe Payments Europe)
Betalingsverwerking; de betaalvelden worden rechtstreeks door je browser bij Stripe geladen
alleen bij betaling
DocuSign, Inc.
EU (eu.docusign.net)
E-handtekeningen
alleen na activatie Admin
Box, Inc.
VS
E-handtekeningen
alleen na activatie Admin
OneSignal, Inc.
VS
Pushmeldingen aan gebruikers van de mobiele app (push-tokens van het apparaat, meldingsinhoud)
alleen bij gebruik van de mobiele app met push ingeschakeld
DATEV eG
Duitsland
Boekhoudexport (overdracht van boekingsgegevens)
alleen bij verbinding door Admin
Google LLC (Google Maps Platform)
VS
Adresverificatie, plaatszoeken, bepaling van reisafstand/tijdzone voor venue-, hotel- en reisgegevens (server-side)
bij gebruik van de adres-/reis-/routefuncties
Mapbox, Inc.
VS
Kaartweergave van evenementlocaties en routes (client-side) en statische kaartafbeeldingen in tour-routing-PDF's (opgehaald door de PDF-renderer); de kaartbibliotheek verzendt technische gebruikstelemetrie
bij het openen van de kaartweergave en bij het genereren van routing-PDF's
FlightAware (AeroAPI)
VS
Ophalen van vluchtschema-/vluchtstatusgegevens voor reisplanning
bij gebruik van de vluchtgegevensfunctie
Open-Meteo GmbH
Duitsland
Weersverwachting voor evenementlocaties (geocoördinaten + datum)
bij gebruik van de weerfunctie
Pdfcrowd
Tsjechië
PDF-rendering
bij PDF-generatie
Frankfurter / Exchange Rate API
EU/VS
Valutawisselkoersen (geen persoonsgegevens)
bij valutaomrekening
country.is
wereldwijd (CDN-gebaseerd)
Landdetectie (alleen IP-adres, versleuteld)
alleen publieke website, handboek & installatie-assistent
Apify Technologies s.r.o.
Tsjechië
Zoeken naar het openbare social-media-profiel van een bedrijf (de bedrijfsnaam of naam van de contactpersoon wordt verzonden)
alleen bij intern onderzoek door ons
In het klantgedeelte van het Platform gebruiken we geen advertentietrackers, analytische pixels, profileringsdiensten, social-media-plugins of advertentiediensten. Om het succes van onze eigen benadering te meten, evalueren we alleen campagnekenmerken in links die we zelf hebben verstuurd (punt 3.6). We verkopen of ruilen je persoonsgegevens niet.
7. Opslaglocatie
Primaire opslag op servers in Duitsland. Enkele sub-verwerkers kunnen binnen hun verantwoordelijkheid data in andere landen verwerken.
8. Bewaartermijnen
Crewprofielen: tot de betrokkene of Admin/agency het profiel verwijdert. Daarna volledig en onherroepelijk verwijderd.
Uitnodigingen en interne logboeken: uitnodigingen aan nieuwe crewleden vervallen na 30 dagen; de uitnodigingslink werkt dan niet meer. E-mailadres en naaminitialen worden bij afgewezen uitnodigingen meteen verwijderd en bij verlopen uitnodigingen na nog eens 180 dagen; tot dan kan de uitnodiging opnieuw worden verstuurd. Interne wijzigingslogboeken van afzonderlijke evenementen worden de dag na het evenement verwijderd, technische job-metadata van de AI-assistent uiterlijk 24 uur na afronding. Gelezen meldingen in het meldingencentrum worden 30 dagen na het lezen automatisch verwijderd.
Platforminstantie: gedurende de abonnementsperiode en, nadat de licentie eindigt (opzegging of afloop van het abonnement), nog één (1) jaar, zodat het platform gedurende deze periode op elk moment opnieuw geactiveerd kan worden. Na dit jaar wordt de database volledig verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden. Vanaf het moment dat de licentie eindigt, kan de Admin de platforminstantie bovendien op elk moment eerder laten archiveren en/of definitief laten verwijderen.
Facturatie-/boekhoudgegevens: 10 jaar.
Kira-chatgeschiedenis: wanneer een gebruiker een chat verwijdert, wordt deze eerst gearchiveerd en verborgen; volledige verwijdering vindt plaats op verzoek of samen met de verwijdering van de platforminstantie.
AI-advancing-geschiedenis: logboek van de assistentruns maximaal 90 dagen; binnengekomen ruwe e-mails binnen enkele uren na verwerking verwijderd.
Contactgegevens uit de zakelijke acquisitie (punt 3.7): tot je bezwaar maakt, uiterlijk 24 maanden na het laatste contact; daarna worden het contact en de bijbehorende correspondentie automatisch verwijderd. Bij bezwaar blijft alleen het e-mailadres als blokkeervermelding bewaard. Klikgegevens uit de bereiksmeting: 12 maanden.
Authenticatielogboeken (inlogpogingen): 30 dagen. De ruwe gegevens van de activiteitenlogboeken – met IP-adres, gebruikersnaam en opgevraagd adres – verwijderen wij na 90 dagen; daarvan blijven alleen dagtotalen zonder IP-adres en zonder volledige adressen bewaard. Serverlogboeken bewaren wij voor back-up- en verantwoordingsdoeleinden en verwijderen wij zodra het doel vervalt, uiterlijk bij het verwijderen van de Platforminstantie.
We kunnen deze verklaring bijwerken. Materiële wijzigingen worden met redelijke kennisgeving gecommuniceerd. De actuele versie staat op j.show/privacy/nl.html.
