HANDBUCH ZUR PRO-VERSION

Inhaltsverzeichnis:

  1. Alles auf einer Seite
  2. Einstellungen und Vorlagen
  3. Einnahmekalkulation
  4. Finanzieller Deal
  5. Leistungsübersicht / Nebenkosten
  6. Ticketpreisgestaltung und Ticketsysteme
  7. Gebühren aufteilen
  8. Vertrag drucken
  9. Ticket-Vorverkaufszahlen eintragen
  10. VVK-Übersicht
  11. Akonto-Rechnungen
  12. VK abschließen und Abrechnung drucken
  13. Doppel-Shows (zwei Termine über einen Vertrag)
  14. Dualer Vertrag
  15. Tipps und Tricks

letzte Änderung am 10.09.19

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#1 Alles auf einer Seite

JSHOW PRO bietet dir die Möglichkeit, die finanziellen Aspekte eines Konzerts im Überblick zu behalten, Gastspiel-Verträge zu erstellen, den Vorverkauf zu koordinieren und am Ende mit wenigen Klicks die Veranstaltung abzurechnen.

Das Alles hast du bei jedem Konzerttermin auf der Seite VERTRAG zusammengefasst in der Übersicht. Diese VERTRAG-Übersicht ist nur sichtbar für Gruppenmitglieder mit Admin- oder Agentur-Berechtigung. Du kannst aber unter EINSTELLUNGEN -> GLOBAL im Abschnitt „VERTRAG“ einstellen, ob Gruppenmitglieder mit Künstler-Berechtigung und Personen, die bei der jeweiligen Show als Tourmanager eingetragen sind, die VERTRAG-Übersicht sehen können.

Dieses Handbuch setzt Kenntnisse mit der Grundversion von JSHOW voraus.

Ich empfehle die aktuelle Version des Firefox-Browser, da dieser am schnellsten reagiert und alles flüssig läuft.

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#2 Einstellungen und Vorlagen

Bevor du dir unnötige Arbeit machst, solltest du dir die Seite VORLAGEN -> VERTRAG anschauen. Hier kannst du bestimmen, ob deine Agentur oder dein Künstler grundsätzlich der Vertragspartner sein soll. Außerdem kannst du einstellen, ob das Künstler-Logo gedruckt werden soll, welche Textfelder du im Vertrag verwenden möchtest und welche Tabellen in die PDF gedruckt werden sollen.

Unter VORLAGE TABELLEN kannst du Vorlagen für alle Felder erstellen, die tabellarisch befüllt werden.

Außerdem kannst du unter VORLAGE TEXTFELDER deine Vertrags-Texte einfügen. Eine Besonderheit ist hier, dass du Absätze formatieren kannst, deren Paragraphen automatisch korrekt nummeriert werden. Verwende dafür die folgende Zeichenfolge zu Beginn des jeweiligen Teil-Abschnitts: (#) 

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#3 Einnahmekalkulation

Du hast nun also einen neuen Termin erstellt, hast bereits in der „Übersicht“ eine Spielstätte und einen Veranstalter  zur Show hinzugefügt, und möchtest dich jetzt um das Business kümmern.

Du solltest unter „Einnahmekalkulation“ damit beginnen, Preiskategorien zu erstellen bzw. aus der Vorlage zu übernehmen. Wenn in der Spielstätte eine Gesamtkapazität eingetragen ist, wird diese oben im Fenster angezeigt, damit du dich daran orientieren kannst.

Wenn du deine Preiskategorien und zugehörige Sperrplätze hinzugefügt hast, wird dir berechnet, wie groß die verkaufbare Kapazität ist und wieviel Geld im besten Fall eingenommen werden kann.

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#4 Finanzielles

Unter „Finanzielles“ kannst du einen Deal für die Gage erstellen. Du kannst eine garantierte Fest-Gage definieren, kannst eine reine Beteiligung festlegen, kannst mehrstufige Beteiligungen erstellen sowie eine Fest-Gage gegen die Beteiligung erstellen, sodass am Ende der höhere Betrag greift.

Unter „Zusätzliche Sondereinnahmen“ kannst du weitere Einnahmen anlegen, welche entweder direkt zur Nettoeinnahme hinzugerechnet werden können, oder direkt an den Künstler / die Agentur, oder den Veranstalter abgeführt werden. Wenn diese der Veranstalter einnimmt und die Einnahmen an die Agentur bzw den Künstler gehen, so erscheint dieser Posten automatisch in der Abrechnung. Wenn vorher noch unklar ist, wie viel Geld genau eingenommen wird, kannst du neben dem Betrag „ca.“ aktivieren. Dann wird beim „Abschließen“ des Termins der tatsächlich eingenommene Betrag abgefragt.

Wenn du vor der Aufteilung des Deals noch weitere Beträge wie z.B. Produktionskosten von der Nettoeinnahme abziehen möchtest, so kannst du unter „Abgänge der Nettoeinnahme vor Teilung“ entweder feste Beträge, oder prozentuale Anteile definieren. Auch hier kannst du vorläufige Beträge mit einem Klick auf „ca.“ definieren, welche beim Abschluss abgefragt werden.

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#5 Leistungsübersicht / Nebenkosten

Unter „Leistungsübersicht / Nebenkosten“ kannst du alle Nebenkosten und Abmachungen über Zuständigkeiten und finanzielle Träger definieren. Wenn die Agentur bzw der Künstler für einen Posten „zuständig“ ist, aber die Kosten vom Veranstalter getragen oder durch die Einnahme einer Ticket-Gebühr finanziert werden, so erscheint dieser Posten am Ende detailliert in der Abrechnung.

Auch hier kannst du vorläufige Beträge mit einem Haken bei „ca.“ definieren, sodass dieser Punkt beim „Abschluss“ abgefragt wird.

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#6 Ticketpreisgestaltung und Ticketsysteme

Unter Ticketpreisgestaltung kannst du Ticket-Gebühren hinzufügen und einen Preis für die Abendkasse definieren.

Wenn du dann ein Ticketsystem erstellst, werden die Daten aus der Ticketpreisgestaltung übernommen und anschließend kannst du im jeweiligen Ticketsystem die Gebühren individuell festlegen und einen Ticket-Kontingent definieren.

Unter EINSTELLUNGEN -> TICKETS kannst du auswählen, ob du nur ein Kontingent je Ticketsystem, oder ob du detailiert für jede Preiskategorie in jedem Ticketsystem einen eigenen Kontingent festlegen möchtest.

Zurück im Ticketsystem deines Termins kannst du bei „Kontingent“ entweder eine feste Zahl eintragen oder in das %-Feld einen anteiligen Betrag eingeben. Aus der %-Angabe wird dann ein fester Kontingent errechnet. Sollte sich die Kapazität nachträglich ändern, bleibt der Kontingent gleich und verändert sich nicht anteilig. Du hast also immer die volle Kontrolle.

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#7 Gebühren aufteilen

Unter „Aufteilung der Ticket-Gebühren“ kannst du nun definieren, was mit den Einnahmen aus den Ticket-Gebühren geschehen soll. Du kannst diese unter Anderem zur Netto-Einnahme hinzurechnen lassen, was sich auf den Beteiligungs-Deal unter „Finanzielles“ auswirkt. Wenn du eine Gebühr komplett oder zum Teil an die Agentur / den Künstler aufteilst, so erscheint am Ende in der Abrechnung dieser Posten und die Einnahmen durch diese Ticket-Gebühr werden detailliert aufgeführt.

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#8 Vertrag drucken

Du hast also alle Textfelder befüllt, hast einen Deal eingetragen, den Ticketpreis definiert, Ticket-Gebühren wie z.B. Refundierung oder Werbekostenzuschuss aufgeteilt, Nebenkosten hinzugefügt, …

Hinweis:
Jedes Textfeld übernimmt erstmal automatisch den Text aus der Vorlage. Du kannst aber bei jeder Show jedes Textfeld individuell verändern oder rauslöschen.

Wenn du alle relevanten Felder befüllt hast kannst du im Untermenü mit einem Klick auf VERTRAG DRUCKEN eine PDF erstellen.

Wenn der Vertrag dann von deinem Vertragspartner unterschrieben zurückkommt, lade diesen direkt unter „Dateien / Vertrag“ hoch.

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#9 Ticket-Vorverkaufszahlen eintragen

Wenn du im Ticketsystem „VVK aktiv“ auswählst, kannst du im wöchentlichen Rhytmus auf den VVK-Button neben dem Titel des jeweiligen Ticketsystems klicken, um die aktuellen Verkaufszahlen einzutragen. Du trägst hier immer den derzeitigen Stand der gesamt verkauften Tickets mit diesem Ticketsystem ein.

Hinweis:

Dieser kleine VVK-Button erscheint nur dann, wenn der VVK in dem jeweiligen Ticketsystem aktiv ist und wenn für die letzte Woche noch keine Zahl eingetragen wurde. Dadurch siehst du immer sofort, wo du noch was einzutragen hast.

Unter EINSTELLUNGEN -> TICKETS kannst du einstellen, welcher Wochentag der Stichtag für die VVK-Zahlen sein soll. Standardmäßig ist dieser am Montag.

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#10 VVK-Übersicht

Unter PRO -> VVK-Übersicht findest du dann eine große Übersichts-Tabelle mit allen anstehenden Konzerten, bei denen der VVK aktiv ist. Für die korrekte Darstellung dieser Übersicht solltest du das Browser-Fenster so groß wie möglich machen.

Wenn du bei deinen Terminen unter „Vertragsgegenstand“ -> „Titel“ (bzw. „Eckdaten“ -> „Titel“) den Tour-Titel oder den Name eines Festivals eingegeben hast, kannst du in der VVK-Übersicht in die Suchleiste den Tour-Titel eingeben, um nur die Termine anzuzeigen, die zu dieser Tour gehören. Du kannst dir aber bspw auch nur Termine mit Veranstalter XY anzeigen lassen.

Übrigens wird auch hier der VVK-Button bei dem jeweiligen Ticketsystem angezeigt, und du kannst direkt aus dieser Übersicht heraus die VVK-Zahlen eintragen.

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#11 Akonto-Rechnungen

Wenn du eine Akonto-Rechnung geschrieben und deinem Vertragspartner geschickt hast, solltest du unter „Akonto“ einen Eintrag hinzufügen, in dem du das Rechnungsdatum auswählst, den Betrag und die Rechnungsnummer einträgst.

Die Akonto-Beträge erscheinen auch in der Abrechnung und werden in dem jeweiligen Rechnungsposten aufgeführt, welcher in dem Akonto-Eintrag als Bezug ausgewählt wurde, woraus der Saldo berechnet wird.

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#12 VK abschließen und Abrechnung drucken

Wenn der Vorverkauf und die Abendkasse abgeschlossen sind, kannst du im Untermenü unter VK ABSCHLIESSEN die final verkauften Ticketzahlen eintragen und per Klick auf ABSCHLIESSEN wird die Schaltfläche für ABRECHNUNG DRUCKEN klickbar. 

Mit dieser Abrechnung, welche als PDF gedruckt wird, wird zuerst ein Statement über Ticket-Verkäufe aufgelistet, anschließend werden nacheinander alle Rechnungs-Posten* dargestellt, welche du deinem Vertragspartner, dem örtlichen Veranstalter, in Rechnung stellen kannst.

*Rechnung 1: Garantie / Beteiliung; Rechnung 2: Nebenkosten; Rechnung 3: Ticket-Gebüren

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#13 Doppel-Show – Zwei Termine, ein Vertrag

Du kannst unter „Vertragsgegentand“ eine Show „mit einer zweiten Show verknüpfen„, wenn du zwei Termine über einen Vertrag abwickeln möchtest.

Falls du schon Daten eingetragen hast, solltest du darauf achten, dass du dich beim „verknüpfen“ in der Show befindest, in der die Daten eingetragen wurden. 

Sobald die Shows miteinander verknüpft sind kannst du in beiden Terminen agieren und „Einnahmekalkulation & Ticketpreisgestaltung“ von der einen in die andere Show kopieren. Lediglich Ticketsysteme musst du jeweils separat anlegen.

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#14 Dualer Vertrag

Für den Fall, dass es bei einem Termin sowohl einen Vertrag zwischen Künstler und örtlichem Veranstalter, als auch einen Vertrag zwischen der Agentur und dem örtlichen Veranstalter geben soll, gibt es die Möglichkeit, unter „Vertrag“ -> „Vertragspartner“ einen „DUALEN VERTRAG“ anzulegen.

Nun kann man zwischen den beiden Verträgen in einem Termin hin- und herwechseln und kann Einnahmen aufteilen und den Deal nach Belieben definieren.

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#15 Tipps und Tricks

In der Termin-Liste kannst du, um in die Übersicht zu einem Termin zu gelangen, auf eines der Felder auf der linken Seite klicken (Datum / Titel / Spielstätte / Veranstalter). Um aber direkt in die Vetrags-Übersicht zu gelangen, klicke in eines der rechten Felder (Kapazität VK / Tickets verk. / Auslastung).

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